Ik ben Colette
LEAN Consultant in hart en nieren.
Hi, ik ben Colette en ik ben LEAN Consultant in hart en nieren. Ik heb oog voor leiderschap en change en houd ontzettend van een goed gesprek met een kop warme thee en een dikke reep extra pure chocolade. Wat ik het liefst doe is anderen helpen dingen beter te maken.
Een leuk praktijkvoorbeeld over hoe je begint met standaardisatie door gebruik van 5S een van de LEAN methodes voor standaardisatie.
Eerst even een korte uitleg over 5S; het is een manier om je werkplek op een gestructureerde manier in te richten. Een methode voor het organiseren, schoonmaken, ontwikkelen en onderhouden van een productieve omgeving. Dat standaardiseren doe je aan de hand van de 5 S-en:
- Seiri – Sorteren
- Seiton – Schikken
- Seiso – Schoonmaken
- Seiketsu – Standaardiseren
- Shitsuke – Standhouden
De uitdaging
Bij één van mijn opdrachtgevers (waar ik ook een complete LEAN uitrol verzorgde) hadden we in de analyse fase geconstateerd dat de werkplekken niet standaard ingericht waren. En om in een periode van groei voldoende werkplekken beschikbaar te hebben voor de medewerkers, koos deze organisatie voor flexwerkplekken, wat vraagt om standaardisatie. De implementatie viel samen met een verhuizing; een mooie gelegenheid om het anders te gaan doen en de boel eens flink op te ruimen, schoon te maken en een nieuwe, vaste plek te geven. Dit vraagt om een andere houding en gedrag ten aanzien van het creëren van werkplekken.
De aanpak
Eén van de eerste dingen die we implementeerden is 5S. Er waren veel verbeteringen, zoals kortere set-up tijden en korte zoektijden naar materiaal en documentatie. Dit resulteerde in:
- kortere doorlooptijden;
- een betere verdeling van het vloeroppervlak;
- een veiligere werkomgeving;
- minder verspilde arbeid;
- een hogere betrouwbaarheid van de performance van zowel het team als de apparatuur.
We spraken af met de medewerkers dat één van de collega’s het 5S-proces zou coördineren. De coördinator organiseerde elke maand een ‘clean desk-dag’ en checkte aan de hand van een op maat gemaakte checklist de status van de 5S-en op de werkvloer. Medewerkers werden beloond bij een goede score. Ook inventariseerde de coördinator verbeteringsideeën met betrekking tot 5S.
Het resultaat
Met bovenstaande werd de tijd voor het rondlopen en het zoeken naar documenten, informatie, inventaris, toepassingen en labels met 50% verkort. Dit leverde kostbare tijd op, waarin ze andere dingen konden gaan doen, waar vooral de klant van profiteerde.
De situatie vóór de implementatie van 5S: rommel, chaos, nerveuse collega’s, ontevreden/boze klanten en een onveilige werkplek. De situatie na de implementatie: rust, controle, aandacht voor elkaar én voor ook de klant en een veilige werkomgeving. Onbetaalbaar!
Voor het callcenter was één van de drie projecten het behalen van een EFQM-certificering, die ze uiteindelijk ook datzelfde jaar toegekend kregen. En met dit project wonnen ze uiteindelijk zelfs een prijs. Een mega opsteker voor iedereen. 5S is echt iets wat de medewerkers zelf doen en het levert ook altijd direct zichtbaar resultaat op. Daarom is het zo leuk en dankbaar om te doen.
Vooral op onze digitale werkplek laten we de boel snel versloffen en verstoffen. Herken jij dat? Een mooie reden om vandaag nog hiermee aan de slag te gaan.
